O compliance é um programa de integridade, parte da governança corporativa da companhia, que traz benefícios de crescimento sustentável para as empresas.
Atualmente é importante para pequenas, médias e grandes empresas que tenham estruturado seu programa de compliance. Sobretudo para aquelas que licitem com o poder público, o Compliance é mandatório. Mas e para as demais empresas, qual o valor efetivo do compliance? As políticas de compliance envolvem: (I) entendimento de cada um dos processos organizacionais; (II) elaboração de um código de conduta e ética, o que possibilita o monitoramento de controles internos, especialmente aqueles voltados à área financeira, possibilitando uma melhor detecção de desvios, e fraudes.
A estruturação de um programa de compliance é fundamentado em 9 pilares, são eles:
Pilar nº 1 – suporte da alta administração
Para que o programa de compliance seja estruturado, é fundamental que a área de governança corporativa tenha suporte financeiro e independência para exercer sua função, e para que isso ocorra, a alta administração da empresa deve apoiar e valorizar a implantação do programa compliance diante de toda a companhia.
Pilar nº2 – avaliação de riscos.
Uma das etapas mais importantes da estruturação do programa de integridade é conhecer os riscos potenciais e seus impactos na companhia, de modo que o programa de compliance possa possibilitar que os objetivos da empresa não sejam comprometidos por ações de desvio de processos internos da companhia. A análise de riscos deve envolver os responsáveis por cada setor da empresa e os processos inerentes. Apenas conhecendo detalhadamente o modus operandi da corporação é possível elaborar o programa de compliance que consiga mitigar os potenciais riscos levantados. Portanto o programa de compliance é estruturado de maneira particularizada para cada empresa com seus potencias riscos.
Pilar nº 3 – código de conduta e ética
O código de conduta e ética é elaborado para garantir a cultura de integridade e valorização de comportamentos éticos dentro da empresa e deve servir como um guia para a forma como se é esperado o cumprimento de cada uma das políticas a serem adotadas por cada área da companhia. Deve ser escrito de maneira simples e clara, e principalmente deve relacionar os valores e princípios éticos da empresa. Em conformidade com a legislação internacional e nacional, o código de conduta será o arcabouço a ser seguido por toda a empresa, desde a alta administração até as áreas de suporte, de modo que o detalhamento específico das ações década área deve ser tratado em material distinto.
Pilar nº 4 – controles internos
A empresa precisa criar mecanismos para assegurar que as políticas estejam sendo cumpridas. Este controle é primordial para a efetivação do programa de compliance. A contabilidade gerencial utilizada na governança corporativa é exemplo de importante ferramenta de controle interno.
Pilar nº 5 – treinamento e comunicação
Toda a empresa deve conhecer o programa de compliance que está sendo implantado. O treinamento a respeito do programa, do código de conduta e ética e das políticas de compliance deve ser ministrado para todos os envolvidos com a empresa, inclusive fornecedores, representantes comerciais e quaisquer terceiros interessados em se relacionar com a empresa. O treinamento deve ser aplicado de maneira frequente, dinâmica, com fácil comunicação, de modo a garantir que todos se sintam motivados a colaborar com o programa de integridade.
Pilar nº 6 – canal de denúncia
O canal de denúncia é a ponte entre todos os colaboradores e terceiros da empresa e seu responsável pelo compliance. Esse canal, que preservará a identidade do denunciante e será utilizado para que supostos desvios do código de conduta e fraudes sejam denunciados. Tais denúncias deverão ser recebidas e tratadas de forma confidencial para que a investigação não seja prejudicada. Para o recebimento das denúncias, a empresa pode utilizar uma urna, um email corporativo, um número de telefone, ou qualquer outro meio mais eficaz para empresa, desde que preserve a identidade do denunciante.
Pilar nº7– investigações internas
Recebida a denúncia, que deve conter a autoria do denunciado e provas contra sua conduta, esta deverá ser investigada a fim de se determinar se houve desvio de conduta ética e lícita por parte do denunciado. A investigação é conduzida, dentre outras formas, através de entrevistas, auditorias e coleta de dados, apurando assim a veracidade da denúncia. Ao final da investigação, as correções e, conforme o caso, punições cabíveis deverão adotadas para dirimir o desvio.
Pilar nº 8 – due diligence
Due diligence ou devida diligência, consiste no cuidado da avaliação do histórico de cada um dos entes que se relacionam com a empresa, com relação ao histórico de condutas éticas e lícitas. Dessa forma, fornecedores, representantes, distribuidores, intermediário e quaisquer, empresas terceirizadas necessitam estar em conformidade com o programa de compliance vigente na empresa.
Pilar nº 9 – auditoria e monitoramento
Para avaliação da adequação do programa de compliance, é necessário fazer o acompanhamento contínuo do engajamento da empresa, avaliando se todos estão comprometidos com as políticas internas e valores dispostos no código de conduta e ética. A auditoria constante possibilita detectar se os riscos levantados eram realmente verdadeiros, e se foram mitigados com a implementação do programa. Ainda, cabe ressaltar que a atividade empresarial é dinâmica e o programa deve ser revisado e atualizado continuamente, para que a empresa cresça de modo sustentável.
Além dos nove pilares apresentados, existe hoje também uma tendência em incluir no programa de compliance o tema de diversidade e inclusão (ou D&I) como sendo o 10º pilar.
A diversidade diz respeito às características demográficas de um determinado grupo de pessoas, por exemplo, o percentual de negros, mulheres, pessoas LGBT, pessoas com deficiências, dentre outras características que podem, de alguma forma, contribuir para a exclusão ou inclusão de uma pessoa num determinado grupo.
Já a inclusão se refere a reconhecer essas pessoas diferentes de modo a integrá-las de forma igual e com as mesmas oportunidades dentro da empresa, neste cenário de governança corporativa.
O ambiente corporativo deve ser respeitoso e igualitário para todos e hoje está comprovado por consultorias de renome, como por exemplo a mackinsey, que empresas com políticas de D&I apresentam melhores resultados de crescimento.
Se interessou pela tema ou ainda existe alguma dúvida sobre um dos pilares do programa de compliance? Entre em contato com a Eagle para podermos te orientar.
